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Les documents de la consultation (anciennement appelé dossier de consultation des entreprises ou DCE) définissent les besoins et les attentes de l’acheteur.

Ces documents permettent à l'entreprise d'avoir tous les éléments pour décider ou non de se porter candidate.

Il s'agit des documents suivants :

• Avis d'appel public à la concurrence : cet avis peut se trouver sur le  BOAMP , le Journal officiel de l'Union européenne (JOUE) ou les plateformes dématérialisées des journaux locaux

• Règlement de consultation (RC)

• Documents financiers

• Cahier des clauses administratives générales (CCAG)

• Cahier des clauses techniques générales (CCTG)

• Cahier des clauses particulières (CCP)

• Acte d'engagement

Les besoins de chaque acheteur étant spécifiques, il est important de lire attentivement tous les documents de la consultation pour répondre de façon personnalisée. Il faut éviter le dossier-type qui servirait à répondre à tous les marchés publics.

Les documents de la consultation sont disponibles gratuitement.

Si le marché est supérieur à 40 000 €  HT  , l'acheteur public a l'obligation de déposer les documents de consultation sur le profil d'acheteur. Il s'agit de la plateforme de dématérialisation permettant à l'acheteur public de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques (c'est-à-dire des entreprises) par voie électronique. Cette plateforme permet également de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats.

Il fixe les règles de la consultation : délai de réponse, critères d'attribution. Il précise le mode d'emploi pour répondre à un marché et les conditions de la mise en concurrence entre les soumissionnaires.

Le RC indique les éléments suivants :

• À qui et où remettre l'offre ?

• Possibilité d'une visite des lieux (par exemple, si le marché proposé porte sur les travaux à effectuer dans une école, une visite des lieux peut être proposée)

• Contenu attendu de l'offre

• Critères de choix et pondération

• Possibilité d'une négociation

Dans les documents financiers, on trouve le prix des prestations qui font l'objet du marché public.

Le prix se présente sous l'une des formes suivantes :

• Bordereau de prix unitaire (BPU) où chaque prestation est listée

• Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : définit les quantités et éléments à chiffrer par les entreprises. Les éléments du prix forfaitaire de la prestation à réaliser sont décomposés.

C'est un document-type qui détermine les droits et obligations de l'acheteur et du candidat.

Les CCAG constituent un standard de l’exécution des marchés publics. Ils contribuent à la mise en œuvre des bonnes pratiques en matière de paiement, de délais, de sous-traitance, de règlement des litiges et de résiliation du marché.

Il existe différents CCAG selon la catégorie de marchés :

•  CCAG des marchés publics de fournitures courantes et de services 

•  CCAG des marchés publics de travaux 

•  CCAG des marchés publics de prestations intellectuelles 

•  CCAG des marchés publics industriels 

•  CCAG des marchés publics de maîtrise d'œuvre 

•  CCAG des marchés publics de techniques de l'information et de la communication 

L'utilisation des cahiers des clauses administratives générales (CCAG) n'est pas obligatoire. Ils s'appliquent uniquement aux marchés publics qui s'y réfèrent de façon explicite.

Le cahier des clauses techniques générales (CCTG) fixe les dispositions techniques applicables aux catégories de marchés. On le trouve notamment dans les marchés de travaux de génie civil (terrassements, chaussées).

L'acheteur peut décider d'utiliser ce cahier des clauses techniques et générales (CCTG) pour informer les candidats sur la nature technique de ses besoins. Il peut aussi décider de ne pas se référer à un CCTG.

Le cahier des clauses particulières (CCP) regroupe les clauses contenues dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) et dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).

Le CCAP est un document contractuel dont chacune des dispositions doit être respectée par le candidat au marché public.

Il donne toutes les précisions sur l'objet du marché, les délais d'exécution et la résiliation du marché.

Il détaille également toutes les conditions concernant les prix : la fixation du prix (de l'avance et de l'acompte), la facturation et le règlement, la révision des prix ainsi que les pénalités de retard.

Ce document est rédigé par l'acheteur et fixe les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations de chaque marché. Il renseigne l’opérateur économique sur les besoins de l’acheteur, les délais de livraison, les conditions de garantie, de maintenance, de service après-vente.

Le CCTP est obligatoire pour les procédures formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitifs).

C'est un acte administratif contractuel, par lequel le candidat s’engage sur son offre de prix et accepte formellement les clauses du marché.

L'acte d'engagement comporte les mentions nécessaires à la conclusion du marché public et constitue la pièce principale de celui-ci.

Il permet notamment d'identifier les parties liées par le marché public et de connaître précisément les engagements réciproques de l'opérateur économique et de l'acheteur.